Forfatterarkiv: Trine Andreassen

Dokumenter for dummies

«Kan de for #¤%! slutte å skrive så #!&%! !%¤&!» Min kollega presset inn ikke mindre enn tre unevnelige ord i den korte setningen han vred ut av seg. Han strevde med en pressemelding fra et departement om en ny lov. Det var umulig å forstå om regelendringen var til det bedre eller det verre for dem det gjaldt. Selv for min kollega som er vel bevandret i offentlige dokumenter.

Kjenn din leser, er det noe som heter. Etter at jeg skrev en kommentar i Dagsavisen om offentlig språk som tåkelegger mer enn det opplyser, ble jeg kontaktet av en leser. Han var lei av å få vanskelige brev i postkassa og mente byråkratiet burde hyre inn språkvaskere med samme bakgrunn som dem brevene var myntet på. Et brev burde ikke få forlate byråkratiet før det var lest og godkjent. En pensjonist forstår bedre hva som er forståelig for andre pensjonister, argumenterte han. Og en student vet antakelig mye om hva som skal til for at andre studenter skal skjønne et brev.

På samme måte som informasjonsavdelinger skriver og leser pressemeldinger myntet på journalister. Riktignok ikke alltid med like stort hell.

Selve prinsippet er enkelt og må følges i seg selv, med eller uten språkvasker: Husk hvem du skriver for. Prioriterer en etat å gjøre dokumenter forståelige for journalister, bør den også kunne gjøre dem forståelige for dem de faktisk gjelder. Fageksperter kommer ofte slepende på lange, vanskelige setninger de mener må med. Bare da synes de innholdet blir presist nok. Men for en utenfra blir setningen blendende uforståelig når den fylles med tunge ord. Og en setning folk ikke forstår, er langt fra presis. Den er meningsløs.

Derfor må fagfolk inngå kompromisser med seg selv når de skriver for andre enn de innvidde. Enkelt kan også være presist, men det krever mye grubling å få et vanskelig budskap ned på papiret med enkle ord. De som ikke klarer å snakke eller skrive forståelig, kan ofte ikke godt nok det de skal fortelle. Jada, det tar tid å skulle gi alle setninger tre-fire omdreininger i hjernen. Men det tar ufattelig mye mer tid om alle andre må ringe og sende e-post for å finne ut hva du egentlig har skrevet.

Papirmøllebestyrerne skal fungere som tolker for oss andre. Da må de bli vaskefolk. De må språkvaske sine egne dokumenter, fordi det er en del av jobben deres. Finn fram Jif og Zalo og skur bort «i forhold til» og passive verb. Støvsug unødvendige ord. Vask deg ned til kjernen i budskapet. Gni fra hverandre lange setninger, poler og sett punktum.

Trine Andreassen er journalist i Dagsavisen. Der skriver hun nyhetsartikler og kommentarer.