Kategoriarkiv: klarspråk

Språk i skjemaer? Snakk med ELMER.

FAD og Språkrådet er opptatt av språkbruken i offentlige skjemaer. Det er utmerket og høyst nødvendig. Men språk brukes i en sammenheng, og i skjemaer er denne sammenhengen mangfoldig og mange ganger et like stort problem som språkbruken i seg selv.

Snakker du med ELMER, får du hjelp til å bruke språket i sammenheng med ulike skjemaelementer og betingelser. I hvert fall når du skal være med på å lage skjemaer på Internett. Og det håper jeg at alle språkrøktere i det offentlige får vært med på.

Regjeringskrav
ELMER står opprinnelig for EnkLere og Mer Effektiv Rapportering og er retningslinjer for brukergrensesnitt i offentlige nettskjemaer. Regjeringen har bestemt at disse retningslinjene skal følges i alle offentlige skjemaer, foreløpig som et krav «bare» tilnæringsskjemaene i staten. KS anbefaler at også kommunene følger ELMER, både i skjemaer for bedrifter og til privatpersoner. ELMER er ikke noe krav i privat sektor, men vil påvirke hvordan brukerne venter at skjemaer ser ut og oppfører seg også på private nettsteder.

Og det er mye av poenget. Web-eksperter, som tenker mest på engelsk, er opptatt av «common look and feel». Det vil si at nettsider ser ut og oppfører seg på samme måten, uansett hvem som eier eller har laget dem.

Web-skjemaer er ikke IT
ELMER bestemmer hvor ulike elementer som sideoversikt og hjelpetekster skal plasseres i skjemaet og hvordan man skal få fram hjelp til hele skjemaet, til ett særskilt spørsmål eller til ett bestemt svaralternativ. Det er lett å tro at dette er krav til IT-avdelinger og webdesignere. Men én ting er den tekniske oppgaven med å presentere alle skjemasider klikkbart i en venstremeny. Noe ganske annet er å lage sidenavn som gir «en mest mulig forståelig beskrivelse [ … ] ved bruk av så få ord som mulig» og passe på at spørsmålene bruker «korte, sammenfattende betegnelser som gir god oversikt og mening innenfor brukerens begrepsapparat».

Det er selvsagt en IT-jobb å gjøre det mulig å klikke fram hjelpetekster i en høyrespalte. Men hvem skal sikre at teksten «tilpasses de minst skolerte utfyllerne» og sørge for at den blir «kortere, mer strukturert og oppdelt i mindre biter enn det som er akseptabelt i en veiledning på papir»?

Alle sitatene foran er krav i ELMER. Kravene minner deltakerne i et web-skjemaprosjekt på at de må tenke på språket, men hjelper ingen til å bruke godt språk. Til det siste trenger vi alle dere med språkansvar i offentlig sektor og alle andre som har så mye språkinteresse at de har oppsøkt denne nettsiden.

Heng deg på
Synes du nettskjemaer høres vanskelig og kjedelig ut? Føler du angst over at du ikke behersker fagfeltet som skjemaspørsmålene gjelder? Bra! Da har du det likedan som skjemautfylleren. Sammen med språkkompetansen din, er det den aller beste forutsetningen du kan ha for å gjøre en god jobb med offentlige nettskjemaer.

Har du lyst, men blir ikke tatt med på råd når skjemaer blir IT? Da skal du vennlig, men bestemt vise fram regjeringens ELMER-krav. Og en ny verden åpner seg for positivt samarbeid mellom språk-/informasjonsfolk, IT-eksperter og de saksbehandlerne som til syvende og sist har ansvaret for at vi ikke forenkler bort kompleksiteten i det lovverket skjemaene skal hjelpe myndighetene å håndtere.

Lykke til!

Du finner alt om ELMER på www.brreg.no/elmer. Kanskje vi treffes på et ELMER-kurs til høsten også?

Tor Nygaard er seniorrådgiver i Brønnøysundregistrene, som har ansvaret for ELMER-retningslinjene. Han er også koordinator for videreutvikling av ELMER og hører gjerne fra deg på tor.nygaard@brreg.no.

Om deling av kunnskap og deling av ord

– Statstilsette skal skrive så folk forstår. Eit demokrati kan ikkje fungere viss ikkje folk forstår informasjon frå det offentlege, sier Grande Røys. Godt sagt. I mitt arbeid som språkkonsulent kan jeg bare omskrive litt:
– Alle skal skrive så lesaren forstår. Kunnskapen kjem ikkje ut viss ikkje lesaren forstår det du skriv.

Hvor god leser må du være for å få mening ut av dette ordet:
liveov-
erføringer
Du skal være en ganske trent leser for å hente mening ut av dette ordet når du er inne i arbeidet med å kode mening ut av en setning og et avsnitt.

Jeg oppfatter meg selv som en avansert leser, men selv jeg har problemer med å identifisere enkelte ord når de deles f.eks. i avisspaltene. Hva da med lesere som er alt annet enn avanserte? Hva skjer med leseforståelsen? Etter min oppfatning er dette et alvorlig problem og en udemokratisk utvikling. Skal teknikken/økonomien skvise ut store lesergrupper fra skriftmediene? For hvilke andre grunner er det til å la være å legge inn systemer som behandler ord som meningsenheter og ikke som en samling datategn?

I seks år arbeidet jeg i et forlag som utgir bøker for grunnskolen og for høyere utdanning. Den siste oppgaven før et manus gikk i trykken, var å gjennomgå orddelingene. Med leseren i tankene – alder, modning, nivå og trinn – ble hvert tilfelle vurdert. Ingen ord skulle deles ved sideskift, for eksempel. Må leseren bla om for å finne resten av ordet gra-,
og det på neste side står våpning, tror jeg det er mange som får en solid stopp i leseflyten.

Jeg synes jeg hører motargumenter allerede, men nei, det tok ikke lang tid. Et par-tre timer, kanskje. Så mye kostet det altså å gjøre boken tilgjengelig for lesere på flere nivåer.

Retteprogrammer med orddelingsfunksjon skal kjøpes og læres (!) for å spare inn denne kostnaden. De skal eliminere korrekturrunder og feilretting, og gi betydelige tidsbesparelser ved tekstproduksjon og redigering, reklameres det med. Jeg gjør meg mine tanker. Og jeg blar tilfeldig i aviser og bøker som ligger rundt meg:
na-
turvitskaplege og teknologis-
ke fag
tidsho-
risont
mar-
knadsrett
fol-
keopinion
trap-
pegelenderet
en-
keltbutikker
be-
stefar

Det var hensynet til leseflyten. Et annet hensyn er forholdet til bindestreker. Vi lærer om dem at de skal brukes minst mulig på norsk. At vi skal skrive bestefar og ikke beste-far. Da blir jo ikke be-stefar noen god støtte for lærdommen.

På språkrådet.no har de en side om orddeling ved linjeskift. Der står alt om de anbefalte (tillatte) reglene vi kan bruke – med eksempler. Før var ett av eksemplene heliko-
pter. Det har de nå tatt bort. Men stjer-
neskrutrekker er ikke etter min mening noe særlig bedre. Morsomt, ja. Etter reglene, ja. Men ikke leservennlig.

Jeg er som sagt språkkonsulent – frilanser på heltid – og dette er blitt mitt “for øvrig mener jeg at …”.


Kirsten Hemmer driver språkkonsulentfirmaet Stil og struktur og er leder i Norsk foreining for språkkonsulenter.

Kan du skrive så jeg forstår hva du mener?

Jeg underviser journalister i å skrive godt, særlig for nettaviser. Ofte minner jeg dem på at noen faktisk skal lese det de skriver. Da er det en fordel at leseren skjønner hva som står der.

Er det for eksempel smart å kalle en alpinbakke for en destinasjon? Folk flest ville kalle det et alpinanlegg eller et skianlegg. Og hvorfor skrive at noen har ”ytre skader, hovedsakelig blod fra hoderegionen” når man kan skrive at noen blør fra hodet? I stedet for ”strekningsbasert automatisk trafikkontroll”, et uttrykk man virkelig må konsentrere seg for å fatte – hva med ”måling av gjennomsnittsfart”?

Leseren er den viktigste personen når en journalist skriver. Vår jobb er å oversette fra byråkratsk (som jeg er overbevist om at er et eget språk) til vanlig norsk. Men innimellom lurer jeg veldig: Hvorfor er det nødvendig?

Ofte er journalister lite bevisste på hva de skriver, det skal jeg innrømme. Men innimellom synes jeg det er forståelig at vi konstruerer noen tunge sammensetninger. For vi kommer jo ikke på uttrykk som ”strekningsbasert automatisk trafikkontroll” aldeles av oss selv. Det er et spesialuttrykk byråkrater i samferdsel bruker seg imellom. Det sløve er at journalister bruker saksbehandler-uttrykkene ukritisk.

Så kjære saksbehandlere: Hvorfor gjør dere det så vanskelig for oss journalister? Og for ”vanlige” folk som slumper til å lese det dere skriver? Hvorfor kan ikke dere skrive godt norsk, sånn at utgangspunktet blir bedre for oss andre?

Et eksempel:
Oppfordring til å melde fra om krav mot staten i saker som gjelder erstatning for oppreisning etter motorvognulykker.

”I saker som gjelder erstatning for oppreisning etter motorvognulykker”? Jeg er mer enn normalt god til å skjønne kansellistilen, men her får også jeg problemer. Hva er egentlig oppreisning? Er ikke en motorvognulykke vanligvis synonymt med enten ”bilulykke” eller ”trafikkulykke”, i alle fall nesten? Og hva ville egentlig være så galt med å skrive i en aktiv form – som ”vi oppfordrer…” eller ”Justisdepartementet ber…”?

Overskriften skal lokke meg til å lese denne kunngjøringen fra staten til meg, en borger av nevnte stat. Jeg er ikke fryktelig fristet. Det hjelper ikke akkurat at det lenger nede heter ” Staten legger den rådgivende uttalelsen fra EFTA-domstolen til grunn og erkjenner ansvarsgrunnlag for skadetilfeller inntruffet fra og med 2001.” Kanskje det egentlig er greit at overskriften er så kjedelig at jeg aldri oppdager resten, altså. Men hvis jeg hadde et sånt krav mot staten, kan dere nettopp ha hindret meg i å oppdage det. Var det egentlig meningen?

Bedre blir det ikke når jeg som arbeidsledig og forvirret møter formuleringer som ”Stønad til skolemateriell kan gis dersom du deltar i ordinær utdanning som ledd i yrkesrettet attføring og ikke har rett til tilsvarende ytelser etter forskrift om attføringsytelser.” og ”Legeutgifter som er nødvendige for tiltaksgjennomføringen kan refunderes etter regning.”. Vi vanlige lesere kaller en stønad for støtte, og jeg er søren ikke sikker på hva ”tiltaksgjennomføringen” egentlig betyr.

Det er meningen at dere i det offentlige skal skrive så jeg skjønner hva dere mener. Det er mine skattepenger som holder dere i virksomhet, nemlig. Og visste dere at en av tre voksne nordmenn har problemer med å lese vanskelig tekst? Størst problemer har de som kanskje trenger dere i det offentlige mest, nemlig personer som står utenfor arbeidslivet og går på ulike trygdeordninger. ALL-undersøkelsen er nyttig lesning.

Så et lite hjertesukk: Kjære byråkrater, husk at noen skal lese det dere skriver. Vi er ikke vant til den departementale stilen. At pressemeldinger blir klønete formulert, er nå så sin sak – journalister har godt av å trene på å skrive lett og forståelig. Men på vegne av alle de andre:

Prøv å lese teksten din høyt for deg selv før du sier deg ferdig. Merker du at du går tom for pust eller sliter med å få sagt det du har skrevet? Det er et tegn på at teksten ikke er helt ferdig. Gjør den litt enklere. Vi her ute vil takke deg.

Ingeborg Volan er fagmedarbeider ved Institutt for journalistikk. Hun har bloggenOrdlysten og kan følges på Twitter.

Er det så nøye, da?

Hvorfor skal vi bry oss med språket i forvaltningen? Er det ikke mye viktigere at folk får svar på henvendelsene sine raskest mulig? At kvaliteten på tjenestene vi leverer, er god? Skal vi nå sitte og finlese alle dokumenter med rødblyanten klar, og ha hylla full av ordbøker? Skal vi måtte bruke penger på å språkvaske alt vi skriver for å være på den sikre siden? Blir ikke de ansatte bare usikre av alle denne masingen om språket? Det er fristende å være litt «djevelens advokat» her, det er lett å komme med motforestillinger når man gjør sitt beste hver eneste dag i statens tjeneste.

Som direktør for Difi er jeg ansvarlig for prosjektet «Klart språk i staten», og det er et ansvar jeg tar med glede og entusiasme. Et godt arbeidslag fra Difi og Språkrådet har laget en ryddig «verktøykasse» her inne som jeg håper mange vil ta i bruk.

Vi byråkrater produserer svært mye tekst, til ulike brukergrupper – innbyggere, virksomheter, organisasjoner, politikere, hverandre … Det er gjennom språket vi formidler vår kunnskap, vår innsikt, våre forslag og ideer. Skal vi nå fram til mottakeren, må vi sette oss i hans eller hennes sted. Hvordan hadde jeg villet at et slikt budskap skulle overleveres til meg, hvis jeg var i hans eller hennes sko? For å nå fram må man i det minste bli forstått. Og da er det kanskje ikke så dumt å bruke de verktøy som finnes, for å lage best mulige tekster. Det handler egentlig ikke om hvordan jeg liker å uttrykke meg, eller hvordan vi pleier å skrive hos oss, men om hvordan mottaker vil forstå eller tolke det vi skriver. Enig?

Brukermedvirkning er et sentralt ord i regjeringens fornyingspolitikk. Det må også gjelde synspunkter på hvordan det offentlige kommuniserer skriftlig med innbyggerne. I en undersøkelse som Difi fikk gjennomført i januar i år, kom det fram at 37 prosent av befolkningen mener at myndighetene ikke legger vekt på å skrive forståelig. Over 35 prosent mener det er vanskelig å fylle ut skjemaer. Dette kan vi da ikke leve med? Hva om vi gjør en samlet innsats for et mer forståelig språk? Verktøyene har vi jo.

Eller, når det kommer til stykket, kjenner vi oss tryggest med «stammespråket» vårt?


Hans Christian Holte er direktør for Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi).